6 praktische Tools für die erfolgreiche Umstellung auf die E-Rechnungspflicht

Für viele Unternehmen bedeutet die E-Rechnungspflicht weit mehr als eine rein technische Veränderung. Sie zwingt dazu, längst verschobene digitale Abläufe nun tatsächlich einzuführen. Wer die Umstellung strategisch angeht, erfüllt nicht nur gesetzliche Vorgaben, sondern kann auch Prozesse beschleunigen, Fehler reduzieren und die eigene Finanzlage transparenter überblicken.

Ob die Umstellung gelingt, entscheidet sich jedoch nicht ausschließlich bei der Wahl der Software. Ebenso wichtig ist das Zusammenspiel der eingesetzten Werkzeuge sowie die Vorbereitung der beteiligten Mitarbeitenden. Die folgenden sechs Tools unterstützen Unternehmen dabei, die E-Rechnungspflicht zu erfüllen und den Wandel zugleich für eine umfassendere Digitalisierung zu nutzen.

1. Sage: Software für Buchhaltung und E-Rechnungen

Sage bildet die Grundlage für einen rechtskonformen Prozess rund um elektronische Rechnungen. Die Software verarbeitet die in Deutschland vorgeschriebenen Formate ZUGFeRD und XRechnung, unterstützt den elektronischen Rechnungsversand und -empfang und gewährleistet die GoBD-konforme Verarbeitung sowie Archivierung aller Belege.

Statt Rechnungen manuell anzulegen, als PDF zu versenden und anschließend getrennt in der Buchhaltung zu erfassen, lässt sich der Ablauf mit Sage automatisieren. Von der Erstellung über die Übermittlung bis zur Verbuchung erfolgt alles in einem zusammenhängenden Prozess. Für Unternehmen, die ihre E-Rechnungen jetzt umstellen, schafft Sage eine zentrale Ausgangsbasis.

Warum das relevant ist: Sage ermöglicht die rechtskonforme Erstellung, Verarbeitung und Archivierung elektronischer Rechnungen von Beginn an, ohne dass zusätzliche manuelle Schritte erforderlich werden.

2. Miro oder Lucidchart: Plattform zur Prozessvisualisierung

Bevor E-Rechnungsabläufe technisch eingeführt werden, sollten Unternehmen ihre bestehenden Prozesse darstellen und verbessern. An welcher Stelle geht eine Rechnung ein? Wer kontrolliert sie? Wer erteilt die Freigabe? Und wie wird sie anschließend in Buchhaltung und Archiv überführt?

Mit Miro oder Lucidchart können Teams diese Abläufe gemeinsam visualisieren, Schwachstellen identifizieren und künftige digitale Prozesse planen, bevor die technische Implementierung startet. Eine sorgfältig entwickelte Prozessübersicht verhindert, dass neue Software lediglich auf bereits ineffiziente Strukturen aufgesetzt wird.

Warum das relevant ist: Technische Lösungen können ihren Nutzen nur vollständig entfalten, wenn die zugrundeliegenden Abläufe eindeutig festgelegt und auf Effizienz ausgerichtet sind.

3. Vanta oder Secureframe: Plattform für Compliance und Datensicherheit

Die fortschreitende Digitalisierung von Rechnungsabläufen erhöht zugleich die Anforderungen an Compliance und Datenschutz. Unternehmen, die elektronische Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren, müssen gewährleisten, dass diese Vorgänge den Vorgaben der DSGVO und GoBD entsprechen.

Vanta oder Secureframe helfen dabei, Sicherheitsstandards strukturiert umzusetzen, fortlaufend zu kontrollieren und für Audits nachvollziehbar zu dokumentieren. Die Plattformen machen sichtbar, welche Anforderungen bereits erfüllt sind und in welchen Bereichen noch Maßnahmen notwendig sind.

Warum das relevant ist: Digitale Rechnungsprozesse beinhalten sensible Finanzdaten. Ein systematischer Umgang mit Compliance und Datensicherheit senkt Risiken und stärkt das Vertrauen von Geschäftspartnern.

4. Pleo: Plattform für betriebliche Ausgaben

Nicht nur die Erstellung und der Empfang von Rechnungen, sondern auch die digitale Dokumentation laufender Geschäftsausgaben stellt viele Unternehmen vor Aufgaben. Pleo bietet eine Ausgabenplattform, über die Mitarbeitende Firmenkarten erhalten und Belege unmittelbar beim Entstehen digital erfasst werden.

Die aufgenommenen Informationen werden direkt an die Buchhaltungssoftware übermittelt. Dadurch bleiben Ausgaben jederzeit sichtbar, kategorisiert und für Betriebsprüfungen dokumentiert. Im Zuge der E-Rechnungspflicht unterstützt Pleo Unternehmen dabei, auch die Belegseite eingehender Ausgaben vollständig digital abzubilden.

Warum das relevant ist: Die vollständige digitale Erfassung von Ausgabenbelegen ergänzt die E-Rechnungspflicht für Eingangsrechnungen und ermöglicht ein lückenlos digitales Belegwesen.

5. Zapier oder Make: Plattform zur Workflow-Automatisierung

Die Umstellung auf E-Rechnungen kann auch genutzt werden, um weitere manuelle Schritte in der Rechnungsverarbeitung zu automatisieren. Mit Workflow-Plattformen wie Zapier oder Make lassen sich unterschiedliche Systeme ohne Programmierkenntnisse miteinander verbinden.

So kann beispielsweise ein eingehender Rechnungsbeleg automatisch kategorisiert, zur Freigabe an die verantwortliche Person weitergeleitet und nach der Genehmigung unmittelbar in die Buchhaltung übertragen werden. Schritte, die zuvor mehrfach manuell ausgeführt werden mussten, lassen sich damit automatisiert und nachvollziehbar abwickeln.

Warum das relevant ist: Automatisierte Workflows verringern den manuellen Aufwand bei der Rechnungsbearbeitung deutlich und senken die Fehleranfälligkeit wiederkehrender Vorgänge.

6. Lexoffice oder DATEV Unternehmen Online: Plattform für die Steuerberatung

Die E-Rechnungsumstellung verändert auch die Zusammenarbeit mit Steuerberatern. Plattformen mit direkter digitaler Anbindung an das Steuerbüro ermöglichen den Austausch von Rechnungen und Belegen zwischen Unternehmen und Steuerberater ohne Medienbruch.

DATEV Unternehmen Online ist in Deutschland besonders weit verbreitet und ermöglicht es Unternehmen, Belege direkt in das System ihrer Steuerberater hochzuladen. Das spart Zeit, senkt den Bedarf an Rückfragen und hilft sicherzustellen, dass steuerlich relevante Unterlagen vollständig verfügbar sind.

Warum das relevant ist: Die digitale Zusammenarbeit mit dem Steuerberater wird häufig unterschätzt, ist jedoch ein wesentlicher Bestandteil eines funktionierenden E-Rechnungsprozesses.

Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht

Ist eine vollständige Erneuerung unserer IT-Infrastruktur erforderlich, um die E-Rechnungspflicht zu erfüllen?

Nein. Meist genügt es, die vorhandene Buchhaltungs- oder ERP-Software auf eine Version zu aktualisieren, welche die gesetzlich geforderten Formate unterstützt, oder zu einer konformen Lösung zu wechseln. Entscheidend ist, dass die verwendete Software ZUGFeRD und XRechnung verarbeiten kann und eine GoBD-konforme Archivierung sicherstellt.

Mit welcher Dauer ist bei der Umstellung auf E-Rechnungen üblicherweise zu rechnen?

Wenn die eingesetzte Software bereits konform ist oder zeitnah angepasst werden kann, lässt sich die technische Umstellung gewöhnlich innerhalb weniger Wochen abschließen. Häufig liegt der größere Aufwand in der Anpassung der Abläufe und in der Schulung der Mitarbeitenden. Unternehmen, die früh beginnen, erleben deutlich weniger Stress als Unternehmen, die bis zur letzten Frist abwarten.

Wie werden Rechnungen ausländischer Lieferanten behandelt, wenn diese keine E-Rechnungen ausstellen können?

Zunächst betrifft die E-Rechnungspflicht inländische B2B-Transaktionen zwischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland. Für Rechnungen ausländischer Lieferanten greifen die deutschen Regelungen nicht in derselben Weise. Dennoch ist es sinnvoll, auch in diesem Bereich digitale Verfahren einzusetzen, damit die Belegverarbeitung einheitlich und effizient bleibt.

Wie steht die Sicherheit elektronischer Rechnungen im Verhältnis zu Papierrechnungen?

Bei einer korrekten technischen Umsetzung sind elektronische Rechnungen sicherer als Rechnungen auf Papier. Digitale Signaturen gewährleisten sowohl die Echtheit des Absenders als auch die Unversehrtheit der Inhalte. Darüber hinaus werden sie in zertifizierten Archivsystemen unveränderbar gespeichert und können nicht ohne Weiteres verloren gehen oder zerstört werden.

Betrifft die E-Rechnungspflicht auch Kleinunternehmer gemäß Paragraph 19 UStG?

Kleinunternehmer nach Paragraph 19 UStG sind grundsätzlich von der Pflicht ausgenommen, E-Rechnungen auszustellen, weil sie keine Umsatzsteuer ausweisen. Sie müssen allerdings elektronische Rechnungen ihrer Geschäftspartner empfangen können. Daher empfiehlt es sich, auch als Kleinunternehmer eine konforme Lösung einzusetzen.